Título: Transformación de procesos de gobierno universitario mediante aplicaciones móviles 

Institución: Universidad de Guadalajara

Resumen del proyecto
Las instancias del gobierno universitario son los espacios donde se toman las decisiones más trascendentes para la vida universitaria. De allí la importancia de que sus integrantes cuenten con la información más reciente para su revisión, deliberación y consulta para la toma de decisiones. En la operación tradicional de los múltiples órganos de decisión se emplean cientos de miles de pesos en impresiones para su entrega a quienes los integran, siendo necesario dedicar recursos para adquirir insumos y logísticas para acercar los documentos en tiempo y forma a quienes allí sesionan. La presente iniciativa ha permitido avanzar en la ruta hacia el gobierno electrónico a través del uso de TIC acercando en una primera fase la gestión de documentos en formato digital a través de una aplicación móvil que brinda acceso a los documentos para su visualización y realizar anotaciones. Asimismo, se brinda el soporte necesario en distintos momentos para su uso y aprovechamiento. Esta experiencia ha permitido acercar los beneficios de las tecnologías, siendo replicada en otros órganos dentro de la institución .En el camino se han madurado las actividades necesarias para la atención de los usuarios y la actualización constante de la tecnología móvil en respuesta a los ajustes de las plataformas donde conviven. Funcionalidades para el uso de web apps son algunos de los elementos que están en la ruta de mejora y aprovechamiento.

Necesidades que originan el proyecto
Las instancias del gobierno universitario son los espacios donde se toman las decisiones más trascendentes para la vida universitaria. De allí la importancia de que sus integrantes cuenten con la información más reciente para su revisión, deliberación y consulta para la toma de decisiones. Sin embargo, la gestión tradicional implica un despliegue importante para acercar a cada uno de sus integrantes grandes pilas de documentos acerca de los puntos a tratar en la misma, en tiempos y espacios bien delimitados, y de manera eficiente. Previo a esto, la conformación de cada paquete de documentos conlleva procesos para concentrar y organizar los documentos, replicarlos, integrar los paquetes y la logística de entrega. En el proceso, puede requerirse la sustitución de algún documento, lo que puede implicar retrabajos para actualizar cada paquete. En este proceso es producto de cientos de horas de decenas de personas, en un proceso que emplea miles de hojas de papel, equipos de impresión, toners, etc. Luego de la sesión es necesario gestionar la recuperación de los documentos para su disposición final. Contar con una plataforma móvil que inicialmente organice y acerque los documentos permitiría transformar el proceso para hacerlo sustentable y ecológico, evitando el uso de papel, impresiones y reasignar al personal en actividades que sean de mayor valor para la institución. Esto alineado con las políticas de sustentabilidad y los esfuerzos para la optimización del presupuesto.

Objetivo general
Impulsar la innovación en los procesos de gobierno a través de las tecnologías móviles impulsando una gestión paperless, en congruencia con los esfuerzos institucionales en materia de sustentabilidad y el programa de austeridad, racionalidad y eficiencia de los recursos institucionales.

Enlace al proyecto completo: 22 Transformación de procesos de gobierno universitario mediante aplicaciones móviles