Título: Sistema de Correspondencia Institucional 

Institución: Universidad Autónoma del Estado de México

Resumen del proyecto
El proyecto consiste en desarrollar e implementar una solución tecnológica en la UAEM para la gestión de la correspondencia institucional, que es soportada a través de una firma electrónica (ver a detalle el ANEXO E) en donde se especifica el alcance formal de la primera fase. Esta nueva versión tenía como alcance desarrollar los módulos de: acceso (a través del uso del LDAP), catálogos, envío, recepción, asuntos turnados, reportes. La Universidad cuenta con el uso de firma electrónica que se encuentra oficializada en gaceta, lo que permite ser utilizada como un medio oficial de firma en la UAEM, eliminando así la firma autógrafa.Los entregables principales del proyecto son: •Sistema de información web responsivo.•Aplicación móvil ejecutiva del SICOINS (para SO Android y IOS)•Capacitación de manera presencial y virtual•Generación de herramientas para autocapacitación (manuales de usuario, videotutoriales, videos de sesiones en videoconferencia).Dentro de las características principales e innovadoras que se ocuparon para este proyecto fueron:1.- Se utilizó la plataforma GitLab para un desarrollo ágil y para la automatización de los procesos de integración y despliegue continuo en ambientes de prueba y staging.2.- Uso del servicio de Firma Electrónica, servicio desarrollado por la UAEM. 3. Aplicación móvil nativa para dispositivos móviles con sistema operativo Android e iOS, dentro de sus funcionalidades permite el uso de la firma electrónica.

Necesidades que originan el proyecto
Una de las principales razones en la UAEM para llevar a cabo el proyecto, son los ahorros significativos al contar con esta solución, se llevó a cabo un caso de negocio en el año 2017, en donde de manera aproximada se identificó que: •Costo estimado anual de correspondencia en la UAEM (sin sistema) es de $14,506,990.72 •Inversión inicial requerida para el proyecto (SICOINS) es de $ 1,636,310.11•Ahorro estimado en costos de correspondencia en el primer año (con sistema) es de $ 12,870,680.61 •Costo estimado de correspondencia a partir del segundo año (operación del SICOINS) es $ 158,359.00 anuales. Sumando que la UAEM cuenta con 190 espacios universitarios distribuidos en el Estado de México, lo que el tiempo de entrega y respuesta de correspondencia no era inmediato, el uso de recursos tales como personal para la distribución de la correspondencia, papel, impresoras, tóner, autos, viáticos generaba gastos interesantes dentro de la UAEM.Por lo que los requerimientos principales fueron optimizar el proceso actual de envío y recepción de correspondencia (oficios, comunicado, etc.), controlar los documentos a través de un expediente digital (ubicación y estatus), eliminar los tiempos y costos relacionados al traslado de comunicados a nivel estatal, ahorro en papel y reducción de costos de papelería e impresión y validez institucional a oficios digitales mediante el uso de firma electrónica.

Objetivo general
Reducir costos en mensajería y uso de papel, agilizando la comunicación entre todos los espacios de nuestra Universidad, SICOINS busca mejorar la experiencia del usuario a través de un sistema amigable e intuitivo que facilita la operación diaria de comunicados y el seguimiento de asuntos turnados.

Enlace al proyecto completo: 08 Sistema de Correspondencia Institucional