Título: Implementación de autoridad certificadora propietaria y Firma Electrónica Avanzada en el Sistema de Calificaciones: Caso de éxito de la Universidad Autónoma del Carmen 

Institución: Universidad Autónoma del Carmen 

Resumen del proyecto
decidió apostar desde hace algunos años por la sistematización de procesos mediante la creación de un Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA). En el mismo sentido se planteó en el sexto eje del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2013-2017 “Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente”, el impulsar el fortalecimiento de los procesos de gestión a través de la automatización y el desarrollo de sistemas de información, por lo que el SIIAA es de vital importancia para impulsar el plan. Este sistema integral cuenta con cuatro módulos: Sistema Financiero, Sistema de Control Escolar, Sistema de Recursos Humanos y el Sistema de Gestión Académica. Cada uno de estos módulos cuentan en la actualidad con diferentes funciones y opciones que apoyan la gestión institucional y cuyo universo de atención es de aproximadamente 13,500 usuarios.Como parte del proceso de mejora continua y en el marco del uso de las TICs en los procesos académicos y administrativos, se propuso iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel solo aplicable para aquellos documentos que establece la normatividad; por lo que tras el análisis de las tecnologías existentes, se decidió por la implementación de la Firma Electrónica Avanzada en módulos del SIIAA que permitieran eficientar tiempos de respuesta hacia los usuarios.

Necesidades que originan el proyecto
Para poder evaluar a los alumnos, los docentes utilizaban una plataforma en ambiente Web desarrollada de acuerdo a los requerimientos institucionales. Desde allí cada semestre se imprimían aproximadamente 2100 actas por triplicado. Al imprimir y firmar el acta, el docente las turna a la dirección de su escuela o facultad para que el director pueda firmar y dar certeza al documento generado. Las actas son turnadas a Control Escolar, quien las recepciona de acuerdo un calendario para su cotejo y resguardo. Uno de los problemas potenciales era el llevar un buen control sobre la impresión y firmado de las actas, ya que primero debían determinar el número de actas a imprimir por cada una de las escuelas y facultades y posteriormente esperar a que los responsables de esas dependencias las turnaran a Control Escolar para su correcto cotejo y resguardo; siendo esta tarea muy problemática al no contar con los elementos suficientes para dar un buen seguimiento al respecto, haciendo que la revisión de información se realizara de forma parcial o en el peor de los casos, no se realizara.Lo anterior generaba muchos inconvenientes siendo el principal, la corrección de notas por no tener un mecanismo de revisión de actas confiable, perjudicando principalmente al alumno, ya que las calificaciones finales plasmadas en el acta, impacta a otros procesos que dependen del mismo, como la impresión de boletas, impresión de certificados, reinscripciones, índice de aprobación, entre otros.

Objetivo general
Fortalecer el Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA) con módulos innovadores incorporando esquemas de identificación que apoyen sustancialmente la calidad de los procesos automatizados de gestión administrativa y académica, garantizando que los servicios sean mas eficientes a nuestra comunidad universitaria, incluyendo el cuidado del medio ambiente.

Enlace al proyecto completo: 10 Implementación de autoridad certificadora propietaria y Firma Electrónica Avanzada de la UNACAR